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一文带你了解项目经理如何做好可视化管理

2年前 (2023-02-17)行业资讯

在项目管理过程中,运用可视化管理,是将需管理的对象用一目了然的方式来体现。其精髓在于,让项目问题、项目风险能够在第一时间浮出水面,随时发现问题或者当出现问题苗头时,可以随时地预防和解决,把项目的损失降低到最小。


这也是风险管理的有效手段之一。对于可视化来说,重点是在于对项目数据的收集和分析。收集的数据越多,越容易分析好问题,越容易解决问题。
其实很长一段时间,我并不是太清楚什么是可视化,直到2017年3月开始,负责一款创新组合类棋牌项目SGAME时,我才有了对可视化管理的理解。当然,更重要的是我发觉运用好可视化管理取得的效果也是非常明显的,也真正地理解和感受到其必要性和重要性。

而可视化,也是我认为项目经理的又一核心价值的体现。因此,作为项目经理,在负责推进项目时,要运用好可视化管理,让项目在阳光下运行。本文基于SGAME的研发过程,从四个方面来详细介绍可视化管理。

项目目标和规划可视化

目标可视化属于目标层,是指将项目目标具体化,使项目团队和项目相关方对项目目标看得见、摸得着,能够明确地朝着项目目标前进。项目目标是具体明确的,表明项目团队能够按照目标实施各项活动;项目目标是可衡量的,表明项目团队的工作评价有据可依;项目目标是可实现的,表明项目团队通过一定程度的努力能实现项目目标;项目目标是相关的,表明项目团队做且只做与项目相关的工作;项目目标也是有时间限制的,表明项目团队必须在既定时间内完成项目工作。

SGAME项目是一个组合创新型项目,项目一开始,大的方向和目标其实是有的,但并不够详尽,也不够明晰,这也符合项目的逐渐明晰的特点。在项目进程中,我们并没有任何有关项目规划和项目目标的不透明,反而是非常客观地将项目的每个阶段的规划、目标和状况,及时地同步给团队成员,甚至包括项目中我们实实在在遇到的问题,而且也非常诚实地解答团队成员提出的各种疑问和挑战。

这点我觉得是在以前的项目中从未有过的。就像曾经有团队成员抱怨说,有一些项目,做着做着就不了了之了,也不知道是为什么。这种方式,给团队成员增加了各种猜疑。因此,在SGAME项目中,我们改变了这种方式,无论是晨会、周例会,还是平时的沟通,都会及时同步项目的规划和项目的目标,一旦有变化,也及时地进行同步和沟通,确保项目团队成员都能够及时地了解到项目的规划和目标,让项目规划和项目目标可视化,使得团队成员之间少了猜忌,从而增加了团队的凝聚力。

项目问题和风险可视化

不论项目规模如何,如果项目相关方能够对风险及其他项目信息了如指掌的话,他们便会信心倍增。解决问题从“看见”开始。因此,无论是项目总体规划的瓶颈、风险,还是项目执行过程中,每个迭代版本可能遇到的问题和风险,都会和项目负责人、团队成员讨论确定,整理成风险清单,并给出对应的解决方案,呈现给项目团队成员。

而项目经理更需要客观如实汇报项目状况,必须客观如实地将项目状况同步给项目负责人、管理层、项目主要相关方,越是隐瞒风险越高。在客观汇报这件事情上,想必有不少做项目经理的朋友们初始都经历过,总是报喜不报忧,毕竟从人的本性上来说,人总会害怕因为犯错误被批评而隐瞒项目中坏的一面。
随着个人的心理承受能力不断强大,不断成熟,慢慢会变得非常的淡定,也会更加的释怀,也更愿意相信:其实做项目,出现问题不可怕,可怕的是不把问题暴露出来,不让大家一起帮你分析解决。

所以,作为项目经理,在项目管理过程中,切忌只报喜不报忧。如果项目进程中,经常使“忧”变得不可见,管理层不能及时监控或者及时提供指引,最终“忧”通通被留给项目经理自己解决,往往问题得不到及时解决甚至无法解决。

管理层和项目团队之前的可视化

SGAME项目当时是一个30多人的团队。这么大的一个团队,当管理层获取不到足够的团队和项目信息时,试想,是不是比较容易焦虑,也容易对团队产生担心。为此,在项目进程中,项目负责人、策划、项目经理,都会及时对项目的信息进行分类整理、精简,让管理层及时地掌握项目的进展动态和项目在每个阶段的状态。

同时,在项目的每个阶段,也都会和管理层沟通做事情的方式和思考的方向,尤其是在对一些事情拿捏不准的时候,必然会和制作人及时地沟通、确认,以确保项目整体方向和对目标的理解都是一致的。当然,还可以快速地进行决策。
另外,及时地将管理层对项目的每个迭代的反馈,包括满意度,反馈给团队成员,让成员知道自己所做的事情的价值,是对团队的一种激励。项目经理是沟通的桥梁,要做好承上启下的沟通。为获取更多管理层和主要相关方的支持,要不遗余力。

项目需求和任务的可视化

项目需求和任务的可视化,可以通过很多项目管理工具来呈现。腾讯游戏部门采用的是公司统一的TAPD项目管理工具,这是一个非常强大的工具,可以全视角地将需求规划和团队间的任务可视化。

需求规划开始,对需求进行分类,设置模块和优先级,确定主要负责人。项目团队成员,无论是策划、开发人员还是美术、测试人员,都可以完整地看到每个迭代规划、每个成员的具体工作任务情况,包括具体的完成时间和每个需求的完成状态。这样可以让团队间更好地协作,让团队更好地自运转。
通过这个工具,可以制定责任矩阵,让团队成员彼此间的职责和工作划分一目了然,也让团队间的协作、配合人员一一呈现出来。还可以针对不同事情不同阶段的需求,运用不同的表现方式,如甘特图、Wiki、看板等。
项目管理的工具是多样化的,可以根据实际情况来运用合适的工具,其主要目的是让项目的需求管理和团队成员间的任务可视化。对于游戏项目来说,进度往往都是比较赶的,团队成员每个人都会承担不同程度的工作。项目经理让任务可视化的目的之一也是让团队成员都清楚自己,也清楚其他成员负责的工作情况,做好平衡。

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